L'NCBR risponde alle accuse riguardanti i revisori dei conti

• La startup Human Culture è in conflitto con l'NCBR da 16 mesi in merito alla valutazione del progetto.
• È in corso un'indagine della procura su potenziali conflitti di interesse correlati alle azioni del revisore dei conti che valuta la società.
• Il Direttore dell'NCBR conferma la decisione emessa dai revisori. "La sede indicata [la sede centrale dell'azienda - ndr] comprende un'area in affitto, il che, tuttavia, rende impossibile portare attrezzature e persone all'interno dei locali", scrive.

La Procura distrettuale di Warszawa Wola sta conducendo un'indagine sull'abuso di potere da parte dei dipendenti del Centro nazionale per la ricerca e lo sviluppo. Il caso riguarda l'avvio, nel novembre 2023, della attività di DPC Audit Partner sp. z o. o. per condurre un audit finanziario di un progetto di Human Culture sp. z o. o. Secondo la notifica presentata dal presidente della startup, queste azioni avrebbero potuto esporre l'azienda a danni. Come ci informa il portavoce della procura, l’indagine è in corso sul caso in questione e non contro singoli individui.

Problemi di una startup di intelligenza artificiale

Di cosa si tratta? La startup ha ricevuto finanziamenti nell'ambito del Programma operativo Smart Growth. Poco prima della conclusione del progetto, una verifica commissionata dall'NCBR ha dimostrato che il lavoro informatico sul progetto era stato svolto da remoto, il che, secondo il revisore, era incompatibile con le regole del programma: una condizione necessaria per richiedere il finanziamento era l'attuazione del progetto in una regione meno sviluppata. Il revisore dei conti ha riscontrato che la società non soddisfaceva questa condizione.

Human Culture sostiene tuttavia di possedere prove sotto forma di contratti e fatture che confermano l'esistenza e il funzionamento dell'ufficio di Stettino, dove è stato realizzato il progetto. Sostiene inoltre che il lavoro da remoto era una necessità derivante dalla pandemia di COVID-19, il che era in linea con la legge e le pratiche in vigore al momento del progetto.

Nella sua relazione alla procura, il presidente dell'azienda sostiene che i revisori contabili avevano legami, sia finanziari che personali, con i concorrenti diretti dell'azienda. Abbiamo descritto il caso più dettagliatamente nel testo "Nuovi problemi per NCBR. La Procura ha avviato un'indagine, con un possibile conflitto di interessi e il fallimento dell'azienda sullo sfondo".

Dopo la pubblicazione, il direttore dell'NCBR ci ha inviato ulteriori spiegazioni sulla questione. Il Prof. Jerzy Małachowski ritiene che i revisori avessero ragione.

Posizione dell'NCBR sulla società Human Culture:

Desideriamo informarvi che, nell'ambito del progetto POIR.01.01.01-00-2039/20 "Sviluppo e verifica in condizioni operative di una piattaforma IT che utilizza modelli di intelligenza artificiale e psicometria per automatizzare elementi selezionati dei processi di reclutamento", il Dipartimento di Controllo del Progetto del Centro Nazionale per la Ricerca e lo Sviluppo ha condotto un'ispezione in loco il 6 e 7 dicembre 2023. L'ispezione ha incluso una valutazione dell'implementazione del progetto da parte di HUMAN CULTURE sp. z o. o. sia in termini sostanziali che finanziari.

Vorremmo sottolineare che non è vero che le riserve sull'attuazione del progetto riguardassero il lavoro da remoto dovuto alla pandemia: questo non era il problema principale. In conformità con il Regolamento di gara 6/1.1.1/2020 "Fast Track", una condizione necessaria per la richiesta di finanziamento e la successiva concessione del sostegno finanziario per l'attuazione del progetto era l'effettiva attuazione del progetto in una regione meno sviluppata. Il team di audit ha tuttavia riscontrato che l'indirizzo di Stettino fornito dal beneficiario nella domanda e nell'accordo di cofinanziamento come luogo di attuazione del progetto era in realtà l'indirizzo di un ufficio virtuale ai fini della registrazione e della consegna. Durante l'ispezione, il beneficiario non ha presentato alcuna documentazione che confermasse che i lavori del progetto fossero stati effettivamente eseguiti a Stettino.

Il beneficiario di HUMAN CULTURE sp. z o. o., con lettera del 20 agosto 2024 indirizzata all'Autorità di gestione del POIR, ha espresso dubbi circa l'obiettività della valutazione del Team di controllo che ha effettuato un'ispezione nei giorni 6-7 dicembre 2023 nell'ambito del progetto "Sviluppo e verifica in condizioni operative di una piattaforma informatica che utilizza modelli di intelligenza artificiale e psicometria per automatizzare elementi selezionati dei processi di reclutamento".

Alla luce di quanto sopra, l’Organismo Intermedio ha deciso di svolgere ulteriori attività al fine di verificare il verificarsi di irregolarità individuate dal Team di Controllo in merito al luogo di attuazione del progetto. La valutazione finale della corretta attuazione del progetto riguarda l'intera portata materiale e finanziaria del progetto, nonché la sua conformità con i presupposti originali e l'accordo concluso.

Tale verifica è stata effettuata dal Dipartimento di Cooperazione dei Beneficiari del NCBR sui documenti allegati alla domanda di pagamento finale e sul controllo a fine progetto, di cui all’art. 22 della legge dell'11 luglio 2014 sui principi di attuazione dei programmi della politica di coesione finanziati nell'ambito delle prospettive finanziarie 2014-2020, di cui il Beneficiario è stato informato con lettera del 18 settembre 2024.

Vale la pena sottolineare che la verifica e l'ispezione finale effettuate tra il 18 settembre e il 10 dicembre 2024 sono state un processo indipendente dall'ispezione sopra menzionata effettuata alla fine del 2023. Pertanto, al Beneficiario è stato nuovamente richiesto di presentare la documentazione completa ai fini della verifica e della conferma finale del luogo di attuazione del progetto in conformità con l'Accordo di cofinanziamento e la documentazione di gara (anche presentando accordi, protocolli ed eventuale documentazione fotografica).

Nel periodo indicato, vale a dire dal 18 settembre al 10 dicembre 2024, il Dipartimento per la cooperazione dei beneficiari dell'NCBR ha avviato una cooperazione con Human Culture Sp. z o. o. hanno scambiato corrispondenza sulla questione in oggetto, richiedendo ripetutamente la presentazione di tutta la documentazione necessaria alla verifica e alla conferma definitiva del luogo di realizzazione del progetto, in conformità con la Convenzione di finanziamento e la documentazione di gara.

Nella forma fornita da Human Culture Sp. z o. o. documentazione e spiegazioni, il beneficiario ha sostenuto che:

a) Il beneficiario ha chiaramente indicato che il progetto è stato completamente implementato da remoto, utilizzando l'infrastruttura IT cloud per accumulare lavoro di ricerca e sviluppo.

b) Il team ha svolto le attività del progetto da remoto.

Gli accordi sono stati conclusi durante la pandemia di COVID-19, ovvero in un momento in cui le disposizioni di applicazione generale consentivano ai datori di lavoro di ricorrere al lavoro a distanza sulla base di accordi con i dipendenti. Tuttavia, il beneficiario non ha presentato alcuna documentazione che confermi che tali accordi siano stati stipulati nel caso di specie.

c) Secondo le dichiarazioni e le spiegazioni del Beneficiario, i lavori di R&S che hanno creato proprietà intellettuale nel progetto sono stati realizzati tramite servizi cloud, registrati e gestiti dalla sede centrale di Stettino, quale luogo di attuazione del progetto. L'azienda ha sfruttato le potenzialità del cloud registrato a Stettino come luogo in cui concentrare tutto il lavoro di ricerca e sviluppo industriale.

d) Le copie presentate delle relazioni sulle attività di ricerca e sviluppo per il 2021, 2022 e 2023, trasmesse dal beneficiario all'Ufficio centrale di statistica, non contenevano informazioni sulla città in cui ha sede l'unità organizzativa (dove è stato svolto il lavoro di ricerca nei periodi di riferimento).

"La gestione dei processi non è la stessa cosa della loro implementazione"

Vi informiamo che, secondo la documentazione del concorso, "il luogo di attuazione del progetto è il luogo in cui il richiedente svolge la maggior parte delle attività di ricerca e sviluppo industriale in termini di valore, in modo indipendente come richiedente individuale e in modo indipendente come membro di un consorzio quando realizza il progetto nell'ambito di un consorzio". Se quanto sopra non può essere determinato, allora si tratta del luogo in cui il richiedente svolge la parte più importante delle attività di ricerca e sviluppo industriale, in modo indipendente come richiedente individuale e in modo indipendente come membro di un consorzio quando realizza il progetto nell'ambito di un consorzio. Se anche questo non può essere determinato, si tratta del luogo di attuazione dei risultati delle attività di R&S (luogo di investimento). Se nessuna delle condizioni di cui sopra può essere determinata, si tratta del luogo appropriato per la sede del richiedente individuale e, quando il progetto è realizzato nell'ambito di un consorzio, per la sede di ciascun membro del consorzio.

Dopo aver analizzato la documentazione e le spiegazioni presentate, l'NCBR ha scoperto che i documenti originali non indicano che la sede legale della società sia Stettino, ul. Cyfrowa 6 è il luogo in cui è stato realizzato il progetto, in conformità con la documentazione del concorso.

La sede indicata comprende uno spazio in affitto, che tuttavia impedisce l'ingresso di attrezzature e persone nei suoi locali, e la disponibilità della sala conferenze (fornita a pagamento dal locatore) è stata utilizzata dal Beneficiario esclusivamente per le riunioni con il Team di Audit nel dicembre 2023. Tuttavia, non è stata presentata alcuna documentazione che confermasse l'utilizzo della sala nel corso del progetto di ricerca.

Il criterio del luogo di attuazione dell'utilizzo dei servizi cloud Google Cloud e MongoDB non può essere considerato soddisfatto, in quanto (secondo le dichiarazioni del Beneficiario) sono stati registrati e gestiti dalla sede legale di Stettino, cumulando l'attuazione di tutti i lavori nell'ambito delle attività di ricerca e sviluppo industriale.

La gestione del processo non è la stessa della sua attuazione vera e propria, e questa è avvenuta in altre sedi, non indicate nella domanda (a causa dell'utilizzo della formula del lavoro da remoto).

Tenendo conto di quanto sopra, l'NCBR, nella lettera "Risultati dell'ispezione finale" del 10 dicembre 2024, ha concluso che il luogo di attuazione del progetto non era coerente con la documentazione del concorso. La posizione dell'NCBR è stata confermata anche in una lettera datata 20 gennaio 2025.

Ciò costituisce un'irregolarità nel luogo di attuazione del progetto, incompatibile con la documentazione del concorso e con l'Accordo: § 3 sec. 1 della Convenzione "Il Beneficiario si impegna a realizzare il Progetto, nell'ambito specificato nel budget del Progetto, in conformità con (...) la Convenzione e i suoi allegati...";

punto 6 e 7 del Regolamento del Concorso 6/1.1.1/2020: "Il concorso è aperto a progetti realizzati nel territorio della Repubblica di Polonia, esclusivamente nelle regioni meno sviluppate. Per regioni meno sviluppate si intendono tutti i voivodati, ad eccezione del voivodato della Masovia (regione più sviluppata)".

Ai sensi del § 15 comma 1 lett. 3 punti 2 dell'Accordo di finanziamento, "L'organismo intermedio può sospendere il finanziamento o risolvere l'accordo con effetto immediato se (...) il beneficiario ha cessato di attuare il progetto o lo sta attuando in modo contrario all'Accordo o in violazione di legge."

Vorremmo inoltre sottolineare che le procedure dell'NCBR specificano in dettaglio le regole per la presentazione di dichiarazioni personalizzate di imparzialità e assenza di conflitti di interesse da parte dei membri dei team ispettivi e delle società esterne. La selezione delle società esterne per il controllo dei progetti avviene tramite procedure di gara.

Le aziende vengono selezionate tramite gare d'appalto aperte, in conformità alla legge sugli appalti pubblici. La selezione dell'offerta avviene sempre tramite una procedura di gara trasparente. In questo caso, tutti i requisiti di controllo sono stati soddisfatti. Le dichiarazioni dei membri del team di audit e del DPC Audit Partner sp. z o. o. sono contenute nei documenti di revisione.