Hoe onkostenvergoedingen werken bij incidenteel zelfstandig ondernemerschap

Incidenteel zelfstandig ondernemerschap is een professionele dienst die op incidentele en onstabiele basis wordt verricht. Het is geen vorm van dienstbetrekking in loondienst, waarbij een betaling voor het verrichte werk wordt vereist, en het geeft geen recht op de bescherming die doorgaans geldt voor mensen met een vast contract. Ondanks deze bijzonderheid kunnen werknemers een vergoeding ontvangen voor kosten die zij maken in het kader van hun werk, maar alle gemaakte kosten moeten wel correct worden gedocumenteerd. Bovendien mag de werknemer niet eerder belastingaftrek hebben genoten voor dezelfde kosten.
Een goed beheer van onkostenvergoedingen is belangrijk. Belastingplichtigen moeten onderscheid kunnen maken tussen de kosten die bijdragen aan hun belastbaar inkomen – en dus onderworpen zijn aan bronbelasting – en dus in hun belastingaangifte moeten worden opgenomen, en de kosten die vrijgesteld zijn van belasting.
Wat wordt bedoeld met incidenteel zelfstandig ondernemerschap?Incidenteel zelfstandig ondernemerschap is een activiteit die sporadisch moet worden uitgevoerd. Het wordt over het algemeen naast reguliere werkzaamheden uitgevoerd, ongeacht of men in loondienst of als zelfstandige werkt, en wordt, zoals de naam al doet vermoeden, gekenmerkt door het sporadische karakter ervan.
Deze situatie kan bijvoorbeeld een werknemer met een computerpassie zijn die de computer van een buurman repareert. Dit is geen professionele activiteit, maar eerder sporadisch werk. De essentiële voorwaarde voor incidenteel werk is het incidentele karakter ervan , wat vrijstelling van btw-registratie mogelijk maakt. Een andere situatie waarin belastingplichtigen zich kunnen bevinden, is het verkopen van artikelen op Amazon , eBay of een ander e-commerceplatform. Wanneer dit sporadisch gebeurt, kan een niet-fiscaal ontvangstbewijs worden verstrekt. Ook in dit geval hoeft de verkoopactiviteit niet continu te worden uitgevoerd.
Officieel kan incidenteel werk worden gedefinieerd als elke vorm van activiteit die sporadisch wordt uitgevoerd en die wordt gekenmerkt door:
Van het gebrek aan gewoonte, professionaliteit, continuïteit en coördinatie.
Werkzaamheden die incidenteel worden verricht, worden geregeld door artikel 2222 van het Burgerlijk Wetboek , dat bepaalde bepalingen bevat over arbeidsovereenkomsten . Volgens dit artikel kunnen we een incidentele werknemer definiëren als:
Welke kosten kunnen worden vergoed?Een persoon die zich ertoe verbindt om tegen betaling een werk of een dienst uit te voeren, hoofdzakelijk gebruikmakend van zijn eigen werk, zonder enige ondergeschiktheid of coördinatiebevoegdheid van de opdrachtgever en op louter incidentele basis.
Bij incidentele werkzaamheden kunnen diverse kosten worden vergoed, die nauw verband houden met de aard van de uitgevoerde werkzaamheden.
Deze omvatten over het algemeen:
- de kosten voor het transport;
- de kosten die gemaakt worden voor de aankoop van de materialen die nodig zijn om de activiteit uit te voeren;
- het huren van apparatuur;
- deelname aan trainingen.
Elk type gemaakte kosten moet correct worden gedocumenteerd en de relevante facturen of bonnetjes moeten worden bewaard. Een eventuele vergoeding van kosten is strikt afhankelijk van de vraag of deze daadwerkelijk zijn gemaakt.
Hoe moet onkostenvergoeding worden aangegeven?Normaal gesproken moet iemand die incidenteel als zelfstandige werkt, een ontvangstbewijs afgeven voor de geleverde diensten als hij/zij een vergoeding ontvangt.
In dit document moet het volgende vermeld staan:
- het bedrag van de brutovergoeding;
- bronbelasting, indien de cliënt optreedt als fiscaal vervanger;
- het bedrag van de eventueel betaalde onkostenvergoedingen.
Dit laatste punt geeft weer hoeveel de dienstverlener recht heeft op de kosten die hij heeft gemaakt. Het betreft betalingen die hij namens de klant heeft moeten verrichten.
Het is echter belangrijk om te onthouden dat de regels voor het bepalen van het inkomen uit zelfstandige arbeid en uit niet-gewoonte-zelfstandigheid ook de kosten omvatten die worden gemaakt ter uitoefening van de activiteit en die in rekening worden gebracht aan de opdrachtgever, binnen de definitie van vergoeding.
Op dit punt is het duidelijk wat er in artikel 54, lid 1, van de Tuir staat:
Inkomsten uit de beoefening van kunst en beroepen zijn het verschil tussen het bedrag aan vergoedingen in geld of in natura dat gedurende de belastingperiode is ontvangen, inclusief in de vorm van winstdeling, en het bedrag aan kosten dat gedurende dezelfde periode is gemaakt in de beoefening van de kunst of het beroep.
Wat incidentele zelfstandigen betreft, bepaalt artikel 71, lid 2, van het Geconsolideerd Wetboek van de Inkomstenbelasting (TUIR) expliciet dat het inkomen wordt bepaald door het verschil tussen het ontvangen bedrag en de gemaakte kosten gedurende de belastbare periode. Het verschil in de bepaling van inkomsten uit zelfstandige arbeid en inkomsten uit niet-gewone zelfstandige arbeid wordt bepaald door de verschillende criteria voor de toerekening van kosten die zijn gemaakt in het kader van de uitvoering van de opdracht.
Volgens resolutie nr. 49/E/2013 van de Belastingdienst is het duidelijk dat:
- Het inkomen van personen die regelmatig als zelfstandige werken, wordt bepaald door het verschil tussen de ontvangen vergoeding en de gemaakte kosten tijdens de belastingperiode;
- Bij de vervanging van inkomsten uit incidentele zelfstandigen wordt rekening gehouden met het specifieke verband tussen de vergoeding en de uitgaven die gedaan zijn om deze te verkrijgen.
De kostenvergoeding kan niet worden onderworpen aan de in artikel 25 van het Presidentieel Besluit nr. 600/73 bedoelde bronbelasting , uiteraard wanneer de gemaakte kosten strikt verband houden met de uitoefening van de activiteit.
Deze vereenvoudiging geldt ook voor belastingplichtigen, die de kosten die zij maken voor hun werkzaamheden niet op hoeven te geven bij de belastingaangifte.
Wanneer de vergoeding echter de strikt noodzakelijke kosten voor het uitoefenen van de activiteit overtreft, moet een bronbelasting van 20% worden toegepast, zoals bepaald in het voormalige artikel 25 van het Presidentieel Besluit nr. 600/73 .
QuiFinanza