NCBR reageert op beschuldigingen over accountants

• Startup Human Culture is al 16 maanden in discussie met NCBR over de evaluatie van het project.
• Er loopt een onderzoek door het Openbaar Ministerie naar mogelijke belangenverstrengeling in verband met het handelen van de accountant die het bedrijf beoordeelt.
• De directeur van de NCBR bekrachtigt het besluit van de accountants. "De opgegeven locatie [het hoofdkantoor van het bedrijf - red.] betreft een gehuurde oppervlakte, waardoor het echter onmogelijk is om apparatuur en mensen het terrein op te brengen", schrijft hij.

Het Openbaar Ministerie van Warschau Wola stelt een onderzoek in naar machtsmisbruik door medewerkers van het Nationaal Centrum voor Onderzoek en Ontwikkeling. De zaak betreft de ingebruikname in november 2023 van DPC Audit Partner sp. z o. O. om een ​​financiële audit uit te voeren van een project van Human Culture sp. z o. O. Volgens de melding die de directeur van de startup indiende, hadden deze acties het bedrijf schade kunnen toebrengen. Zoals de woordvoerder van het Openbaar Ministerie ons laat weten, wordt er onderzoek gedaan naar deze zaak en niet naar specifieke personen.

Problemen van een AI-startup

Waar gaat het over? De startup ontving financiering via het operationele programma Smart Growth. Vlak voor het einde van het project bleek uit een door NCBR opgedragen audit dat de IT-werkzaamheden voor het project op afstand werden uitgevoerd. Volgens de auditor was dit niet in overeenstemming met de regels van het programma. Een noodzakelijke voorwaarde voor het aanvragen van financiering was namelijk dat het project in een minder ontwikkelde regio werd uitgevoerd. De accountant stelde vast dat het bedrijf niet aan deze voorwaarde voldeed.

Human Culture beweert echter over bewijsmateriaal te beschikken in de vorm van contracten en facturen die het bestaan ​​en de werking van het kantoor in Szczecin, waar het project werd uitgevoerd, bevestigen. Tevens wordt aangevoerd dat thuiswerken een noodzaak was als gevolg van de COVID-19-pandemie, hetgeen in overeenstemming was met de wetgeving en praktijken die ten tijde van het project van kracht waren.

De directeur van het bedrijf stelt in zijn rapport aan het Openbaar Ministerie dat de accountants zowel financieel als persoonlijk verbonden waren met de directe concurrenten van het bedrijf. We hebben de zaak uitgebreider beschreven in de tekst "Nieuwe problemen bij NCBR. Het Openbaar Ministerie is een onderzoek gestart, met een mogelijke belangenverstrengeling en het faillissement van het bedrijf op de achtergrond."

Na de publicatie stuurde de directeur van NCBR ons aanvullende uitleg over de kwestie. Prof. Jerzy Małachowski is van mening dat de accountants gelijk hadden.

Standpunt van NCBR over het bedrijf Human Culture:

Wij willen u informeren dat de afdeling Projectcontrole van het Nationaal Centrum voor Onderzoek en Ontwikkeling (NCDRO) in het kader van het project POIR.01.01.01-00-2039/20 "Ontwikkeling en verificatie onder operationele omstandigheden van een IT-platform met behulp van modellen van kunstmatige intelligentie en psychometrie om geselecteerde elementen van wervingsprocessen te automatiseren" op 6 en 7 december 2023 een inspectie ter plaatse heeft uitgevoerd. De inspectie omvatte een beoordeling van de implementatie van het project door HUMAN CULTURE sp. z o. O. zowel inhoudelijk als financieel.

We willen benadrukken dat het niet waar is dat de bedenkingen over de uitvoering van het project betrekking hadden op het werken op afstand vanwege de pandemie – dat was niet het grootste probleem. Een noodzakelijke voorwaarde voor het aanvragen van financiering en de daaropvolgende toekenning van financiële steun voor de uitvoering van het project was, overeenkomstig het Competitiereglement 6/1.1.1/2020 "Fast Track", de daadwerkelijke uitvoering van het project in een minder ontwikkelde regio. Het auditteam heeft echter vastgesteld dat het adres in Szczecin dat de Begunstigde in de aanvraag en de Cofinancieringsovereenkomst als plaats van uitvoering van het project had opgegeven, in feite het adres was van een virtueel kantoor voor registratie- en leveringsdoeleinden. Tijdens de inspectie heeft de begunstigde geen documentatie overgelegd waaruit blijkt dat de projectwerkzaamheden daadwerkelijk in Szczecin zijn uitgevoerd.

De begunstigde van HUMAN CULTURE sp. z o. o., in een brief van 20 augustus 2024 gericht aan de POIR-beheersautoriteit, gaf aan twijfels te hebben over de objectiviteit van de beoordeling van het controleteam dat op 6 en 7 december 2023 een inspectie uitvoerde in het kader van het project "Ontwikkeling en verificatie onder operationele omstandigheden van een IT-platform met behulp van modellen van kunstmatige intelligentie en psychometrie om geselecteerde elementen van wervingsprocessen te automatiseren".

Gezien het bovenstaande heeft de Bemiddelende Instantie besloten aanvullende activiteiten uit te voeren om het voorkomen van door het Controleteam geconstateerde onregelmatigheden met betrekking tot de plaats van uitvoering van het project te verifiëren. De uiteindelijke beoordeling van de correcte uitvoering van het project omvat de volledige materiële en financiële omvang van het project, evenals de overeenstemming ervan met de oorspronkelijke uitgangspunten en de gesloten overeenkomst.

Deze verificatie werd uitgevoerd door de afdeling Samenwerking met Begunstigden van het NCBR op de documenten die waren opgenomen in de aanvraag voor de definitieve betaling en de controle aan het einde van het project, zoals bedoeld in art. 22 van de wet van 11 juli 2014 betreffende de beginselen voor de uitvoering van de cohesiebeleidsprogramma's die worden gefinancierd in het kader van de financiële vooruitzichten 2014-2020, waarover de begunstigde werd geïnformeerd bij brief van 18 september 2024.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de verificatie en de eindinspectie die plaatsvonden tussen 18 september en 10 december 2024 een proces was dat onafhankelijk was van de bovengenoemde inspectie die eind 2023 werd uitgevoerd. Daarom werd de Begunstigde opnieuw verzocht om volledige documentatie in te dienen ten behoeve van de verificatie en de definitieve bevestiging van de locatie van uitvoering van het project, in overeenstemming met de Cofinancieringsovereenkomst en de wedstrijddocumentatie (onder meer door het indienen van overeenkomsten, protocollen en eventuele fotodocumentatie).

In de aangegeven periode, d.w.z. van 18 september tot en met 10 december 2024, heeft de afdeling Samenwerking Begunstigden van het NCBR samengewerkt met Human Culture Sp. z o. O. hebben over de kwestie in kwestie gecorrespondeerd en herhaaldelijk verzocht om de indiening van volledige documentatie ten behoeve van de verificatie en definitieve bevestiging van de locatie van uitvoering van het project, overeenkomstig de financieringsovereenkomst en de competitiedocumentatie.

In de vorm zoals aangeboden door Human Culture Sp. z o. O. De begunstigde heeft, op basis van de documentatie en de toelichtingen, aangevoerd dat:

a) De begunstigde heeft duidelijk aangegeven dat het project volledig op afstand werd uitgevoerd, waarbij gebruik werd gemaakt van cloud-IT-infrastructuur om R&D-werkzaamheden te verzamelen.

b) Het team voerde projecttaken op afstand uit.

De afspraken zijn gemaakt tijdens de COVID-19-pandemie, dus in een tijd waarin algemeen geldende bepalingen het werkgevers toestonden om op basis van afspraken met werknemers gebruik te maken van thuiswerken. De begunstigde heeft echter geen documentatie overgelegd waaruit blijkt dat in dit geval dergelijke afspraken zijn gemaakt.

c) Volgens de verklaringen en toelichtingen van de Begunstigde werden de R&D-werkzaamheden die leidden tot het creëren van intellectueel eigendom in het project uitgevoerd via cloudservices, die werden geregistreerd en beheerd vanuit het hoofdkantoor in Szczecin, de plaats van uitvoering van het project. Het bedrijf maakte gebruik van de mogelijkheden van de in Szczecin geregistreerde cloud om al het industriële onderzoeks- en ontwikkelingswerk te verzamelen.

d) De door de begunstigde bij het Centraal Bureau voor de Statistiek ingediende kopieën van de rapporten over de onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten voor 2021, 2022 en 2023 bevatten geen informatie over de stad waar de organisatorische eenheid is gevestigd (waar het onderzoekswerk in de verslagperiodes is uitgevoerd).

"Procesmanagement is niet hetzelfde als de implementatie ervan"

Wij informeren u dat volgens de wedstrijddocumentatie "de plaats van projectuitvoering de plaats is waar de aanvrager het grootste deel van het industriële onderzoeks- en ontwikkelingswerk uitvoert in termen van waarde - onafhankelijk als individuele aanvrager en onafhankelijk als lid van een consortium bij de uitvoering van het project als onderdeel van een consortium. Indien het bovenstaande niet kan worden vastgesteld, is het de plaats waar de aanvrager het belangrijkste deel van het industriële onderzoeks- en ontwikkelingswerk uitvoert - onafhankelijk als individuele aanvrager en onafhankelijk als lid van een consortium bij de uitvoering van het project als onderdeel van een consortium. Indien dit ook niet kan worden vastgesteld, is het de plaats van uitvoering van de resultaten van R&D-werkzaamheden (plaats van investering). Indien geen van de bovenstaande voorwaarden kan worden vastgesteld, is het de plaats die geschikt is voor de vestigingsplaats van de individuele aanvrager, en wanneer het project wordt uitgevoerd als onderdeel van een consortium, voor de vestigingsplaats van elk lid van het consortium.

Na analyse van de ingediende documentatie en toelichtingen heeft NCBR vastgesteld dat uit de brondocumenten niet blijkt dat de statutaire zetel van het bedrijf Szczecin, ul. Het project werd uitgevoerd op Cyfrowa 6, conform de aanbestedingsdocumentatie.

De opgegeven locatie betreft een gehuurde ruimte, waardoor het echter niet mogelijk is om apparatuur en personen op de locatie te plaatsen. De beschikbaarheid van de vergaderruimte (tegen betaling beschikbaar gesteld door de verhuurder) werd door de begunstigde uitsluitend gebruikt voor vergaderingen met het auditteam in december 2023. Er zijn echter geen documenten overgelegd die het gebruik van de ruimte in het kader van het onderzoeksproject bevestigen.

Er kan niet worden aangenomen dat aan het criterium van de plaats van uitvoering van het gebruik van de clouddiensten van Google Cloud en MongoDB is voldaan, aangezien deze (volgens de verklaringen van de Begunstigde) werden geregistreerd en beheerd vanuit de statutaire zetel in Szczecin, waarbij alle uitvoering van werkzaamheden in het kader van industrieel onderzoek en ontwikkeling werd gecumuleerd.

Het managen van het proces is niet hetzelfde als de uitvoering ervan. Bovendien vond dit plaats op andere locaties, die niet in de aanvraag waren aangegeven (vanwege het gebruik van de formule voor werken op afstand).

Gelet op het bovenstaande concludeerde NCBR in de brief "Bevindingen van de inspectie aan het einde" van 10 december 2024 dat de locatie van de uitvoering van het project niet in overeenstemming was met de aanbestedingsdocumentatie. Het standpunt van de NCBR werd ook bevestigd in een brief van 20 januari 2025.

Dit vormt een onregelmatigheid in de plaats van uitvoering van het project, die in strijd is met de aanbestedingsdocumentatie en de Overeenkomst: § 3 sec. 1 van de Overeenkomst "De Begunstigde verbindt zich ertoe het Project uit te voeren, binnen de in de Projectbegroting gespecificeerde reikwijdte, in overeenstemming met (...) de Overeenkomst en de bijlagen daarbij...";

deel. 6 en 7 van het Wedstrijdreglement 6/1.1.1/2020 "De wedstrijd staat open voor projecten die worden uitgevoerd op het grondgebied van de Republiek Polen, uitsluitend in minder ontwikkelde regio's. Minder ontwikkelde regio's zijn alle woiwodschappen, met uitzondering van het woiwodschap Mazowieckie (een meer ontwikkelde regio)".

Overeenkomstig § 15 lid. 3 punt 2 van de Financieringsovereenkomst: "De Bemiddelende Instantie kan de financiering opschorten of de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien (...) de Begunstigde de uitvoering van het Project heeft gestaakt of het Project op een wijze uitvoert die in strijd is met de Overeenkomst of in strijd met de wet."

Wij willen er tevens op wijzen dat de NCBR-procedures gedetailleerd de regels vastleggen voor het indienen van gepersonaliseerde verklaringen van onpartijdigheid en afwezigheid van belangenconflicten door leden van de inspectieteams en externe bedrijven. De selectie van externe bedrijven voor de controle van projecten vindt plaats via aanbestedingsprocedures.

Bedrijven worden geselecteerd via openbare aanbestedingen, conform de Wet overheidsaanbestedingen. De selectie van het aanbod gebeurt steeds via een transparant aanbestedingsproces. In dit geval werd aan alle controlevereisten voldaan. De verklaringen van de leden van het auditteam en DPC Audit Partner sp. z o. O. zijn opgenomen in de controledocumenten.