Como preparar a folha de pagamento da sua empresa para a reforma trabalhista?

Com a entrada em vigor da Lei 2.466 de 2025, que reforma estruturalmente o Código Substantivo do Trabalho, as empresas na Colômbia enfrentam um novo cenário jurídico que exige ajustes imediatos em seus processos de gestão trabalhista, especialmente nas liquidações de folha de pagamento, levando em consideração os novos reajustes salariais e contratuais que serão aplicados aos funcionários.

Embora algumas mudanças sejam implementadas gradualmente, diversas disposições já estão em vigor e o não cumprimento delas pode levar a penalidades, estouros de custos ou falhas operacionais. Portanto, a preparação oportuna, e não uma obrigação, é uma estratégia preventiva fundamental para mitigar riscos financeiros e jurídicos.

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Novas regras que impactam a folha de pagamento

Segundo especialistas da Alegra, empresa especializada em assuntos contábeis e administrativos, as mudanças nesta lei, conhecida como reforma trabalhista, estabelecem contratos por tempo indeterminado como regra geral, restringindo o uso de contratos temporários, como contratos por prazo determinado ou por projeto. Isso exige uma revisão cuidadosa das modalidades de contratação vigentes em cada organização.

Além disso, o trabalho noturno está sendo redefinido. A partir de 25 de dezembro de 2025, ele começará às 19h (anteriormente, era às 21h). Essa mudança impactará imediatamente o cálculo do adicional noturno, afetando diretamente a folha de pagamento de muitos turnos de trabalho.

Em relação ao trabalho aos domingos e feriados, a reforma estabelece um aumento gradual do adicional, que chegará a 80% a partir de 1º de julho de 2025; em 2026, aumentará para 90%; e, a partir de 2027, chegará a 100%, o que representa uma mudança substancial em relação aos atuais 75%.

"Além disso, as licenças remuneradas estão sendo ampliadas, os registros detalhados das horas trabalhadas estão sendo exigidos e o vínculo empregatício com os trabalhadores de plataformas digitais está sendo formalizado, e eles agora devem ser cobertos pelo sistema de previdência social", enfatizaram.

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Andrés Torres, Diretor de Inovação Tributária e Digitalização da Alegra.com, argumentou que, por outro lado, o contrato de aprendizagem está sendo redefinido, exigindo o pagamento de benefícios sociais e contribuições previdenciárias, o que aumenta os custos trabalhistas para quem contrata aprendizes.

“A redução da jornada de trabalho para 42 horas semanais, prevista na Lei 2.101 de 2021, também continua em vigor e entrará em vigor integralmente a partir de 15 de julho de 2026”, afirmou.

Recomendações práticas

Diante desse novo marco regulatório, os especialistas da Alegra recomendam que as empresas tomem cinco ações-chave para alinhar seus sistemas de folha de pagamento à lei:

1. Audite seu sistema de folha de pagamento atual: verifique se os procedimentos, modelos e ferramentas utilizados incorporam as novas regras. Se forem gerenciados manualmente ou com sistemas desatualizados, será necessário avaliar a transição para soluções mais flexíveis.

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2. Simulação de custos de mão de obra: Antes de implementar mudanças, realizar simulações permite antecipar o impacto financeiro e ajustar orçamentos. Isso é especialmente útil em setores com alta rotatividade ou turnos noturnos.

3. Treinamento da equipe de talentos humanos: Os funcionários responsáveis pela contratação e folha de pagamento devem estar cientes das mudanças legais para evitar erros em liquidações, contribuições ou formalização de novos vínculos empregatícios.

4. Implementação de registros de trabalho detalhados: A obrigação de manter registros rigorosos das horas trabalhadas exige melhorias nos mecanismos de controle de ponto, controle de frequência e validação de tempo, especialmente em arranjos de trabalho flexíveis ou remotos.

5. Planejamento de mudanças em fases : alguns padrões entrarão em vigor em dezembro deste ano, enquanto outros não o farão até 2026 ou 2027. Estabelecer um cronograma de implementação interna evitará improvisações e permitirá que os ajustes sejam comunicados a todos os níveis da organização.

Informações relevantes: Espera-se que os empregadores contratem menos pessoas no restante de 2025 devido a preocupações com a reforma trabalhista.

“Além da conformidade, esta reforma representa uma oportunidade para as empresas modernizarem, digitalizarem seus processos e fortalecerem a gestão de talentos humanos. Nosso objetivo é apoiar PMEs e contadores nessa transição, oferecendo-lhes soluções atualizadas, 100% baseadas em nuvem e com tecnologia de IA”, comentou Andrés Torres.

O especialista concluiu dizendo que estar preparado agora não só garantirá o cumprimento da lei, mas também nos permitirá caminhar em direção a um modelo de trabalho mais ordenado e equitativo, alinhado às novas demandas do mercado de trabalho colombiano.

DANIEL HERNÁNDEZ NARANJO Jornalista de Portfólio