Gayrimenkul işlemleri: İletişim kaosu yöneticilere yılda dört haftaya mal oluyor

Emlak yöneticileri, iletişim sorunları nedeniyle yılda ortalama dört hafta çalışma süresi kaybediyorlar. Bu durum, karmaşık yapı ruhsatı prosedürleri veya zaman alıcı durum tespit süreçlerinden değil, alıcılar, satıcılar, emlakçılar ve danışmanlar arasındaki yetersiz koordinasyondan kaynaklanıyor.

Bu bulgu, veri odası sağlayıcısı Drooms ve Statista iş birliğiyle yakın zamanda gerçekleştirilen ve 50 gayrimenkul uzmanı ve 50 birleşme ve satın alma yöneticisiyle yapılan bir anketten elde edildi. Bu bulgu, birçok piyasa katılımcısının zaten şüphelendiği bir şeyi doğruluyor: Satın alma fiyatı ve finansmanın yanı sıra, iletişim kalitesi de gayrimenkul işlemlerinde kritik bir başarı faktörü haline geliyor.

Koordinasyon ana engel olarak

Ankete katılan gayrimenkul yöneticilerinin yüzde 76'sı, ilgili taraflar arasındaki koordinasyonun en büyük engel olduğunu düşünüyor. Yüzde 89'u ise varlık yöneticileri ile mülk yöneticileri arasındaki iletişim sorunları, belgelerin tekrarlanması veya değerleme için kaçırılan son tarihler gibi nedenlerle işlem başına en az 30 saat kaybettiklerini bildiriyor.

Asıl sebep, parçalanmış iletişim ortamında yatıyor: Ekipler ortalama olarak e-postadan telefona ve mesajlaşma hizmetlerine kadar beş farklı kanal kullanıyor. Bu kaos ortamında, kira sözleşmeleri veya yapı ruhsatları gibi önemli bilgiler kolayca kaybolabiliyor veya geç ulaşabiliyor.

Gergin bir piyasa ortamında zaman kaybı

Bu verimsizlik, gayrimenkul piyasasının zaten baskı altında olduğu bir dönemde ortaya çıkıyor. İşlemler giderek daha uzun sürüyor; Almanya'da artık ortalama 405 gün sürüyor. Aynı zamanda karmaşıklık da artıyor: ESG gereklilikleri ve giderek daha ayrıntılı teknik dokümantasyon nedeniyle, işlenecek veri miktarı 2023 ile 2024 arasında %20 arttı.

Bu ortamda hız, rekabet avantajı haline gelebilir. İhale sürecinde gerekli tüm belgeleri daha hızlı hazırlayan ve daha net iletişim kuranlar, sözleşmeyi kazanma şanslarını artırır. Öte yandan, iletişim sorunlarından kaynaklanan gecikmeler, cazip mülklerin daha hızlı rakiplere gitmesine yol açabilir.

Zaman kaybının yanı sıra, yasal riskler de ortaya çıkıyor. Katılımcıların %19'u, kiracı listelerinden satın alma fiyatı pazarlıklarına kadar hassas bilgileri WhatsApp gibi tüketici mesajlaşma uygulamaları aracılığıyla paylaştıklarını belirtti. Bu durum, GDPR düzenlemelerini ve şirket içi uyumluluk yönergelerini ihlal edebilir.

Riskler gerçek: ABD'de SEC, WhatsApp ve SMS aracılığıyla gizli ticari iletişimler yürüttükleri için sekiz yatırım şirketine toplam 63 milyon dolar para cezası verdi. Alman yasaları farklı olsa ve BaFin şimdiye kadar daha temkinli davranmış olsa da, bu örnek olası sonuçları gözler önüne seriyor. Özellikle kiracıların kişisel verilerini ve hassas mülk bilgilerini içeren gayrimenkul işlemlerinde, şirketler iletişim kanallarını gözden geçirmelidir.

Çözüm arayın

Drooms-Statista anketine göre, katılımcıların %65'i merkezi iletişim ve işlem platformlarını potansiyel bir çözüm olarak görüyor. Belgeleri ve iletişimi birleştiren bu tür sistemler, kanal sayısını azaltabilir, şeffaflık yaratabilir ve süreçleri hızlandırabilir.

Ancak şu sorular hâlâ cevapsız: Bu tür platformlar mevcut BT ortamlarına nasıl entegre edilebilir? Hangi veri koruma standartlarına uyulmalı? Ayrıca, bireysel sağlayıcılara yeni bağımlılıklar nasıl önlenebilir?

Kesin olan bir şey var: Düzenleyici gereklilikler ne kadar karmaşıklaşırsa, bilgi akışlarını daha iyi organize etme baskısı da o kadar artar. Merkezi platformlar, geliştirilmiş arayüz standartları veya diğer yaklaşımlar gibi hangi çözümlerin öne çıkacağı, gelecekte gayrimenkul işlemlerinin ne kadar verimli ve güvenli olacağını belirlemede kilit bir faktör olacaktır.

Yazar hakkında

Alexandre Grellier, Frankfurt merkezli sanal veri odaları sağlayıcısı Drooms'un CEO'su ve kurucu ortağıdır. Daha önce, Frankfurt ve Londra'da bulunan Commerzbank'ın bir iştiraki olan Lehman Brothers'da, ağırlıklı olarak hukuk, uyumluluk ve işlem yönetimi alanlarında avukat olarak çalışmıştır.