Iedereen predikt 'personeelsefficiëntie' — Vertaald: meer ontslagen. Hier is een betere oplossing.

Wanneer we vooraanstaande leiders binnen de overheid en het bedrijfsleven zien beloven de efficiëntie te verhogen, zou de automatische associatie kunnen zijn dat efficiëntie op de werkvloer gelijkstaat aan banenverlies. Maar dat is zelden het geval.

Algehele ontslagen zijn op zichzelf geen recept voor efficiëntie. Sterker nog, ze kunnen juist tot het tegenovergestelde leiden: het verlies van toppresteerders of cruciaal talent.

Dat gezegd hebbende, efficiëntie is momenteel in opkomst – en terecht. Bedrijven worden geteisterd door nieuwe technologie, veranderende tarieven, een dalende productiviteit en inflatie. In deze onzekere tijden is het vinden van manieren om meer uit je mensen te halen vaak een kwestie van overleven.

Efficiëntie is in de kern een genuanceerd concept, maar wel een absoluut cruciaal concept. Te veel bedrijven begrijpen en meten het niet. Meer bereiken met minder vereist een andere manier van denken en een andere manier van datagebruik, met een beetje hulp van AI .

Hier leest u hoe bedrijven data kunnen inzetten om de efficiëntie van hun personeel op de juiste manier te verbeteren.

Gerelateerd: 6 transformatieve methoden om de efficiëntie op de werkplek te verbeteren

Voordat een bedrijf iets doet om efficiëntie te verhogen, moet het naar het grotere geheel kijken. De kernvraag: Welk probleem probeert u op te lossen?

Efficiëntie betekent immers voor elk bedrijf iets anders. De ene meubelfabrikant heeft als doel om zoveel mogelijk stoelen te produceren, terwijl een ander zich richt op kwaliteit boven kwantiteit.

Maar al te vaak wordt het feitelijke doel van efficiëntieoefeningen kostenbesparing. Het ontslaan van 10% van je werknemers levert misschien op korte termijn besparingen op, maar op de lange termijn is het buitengewoon moeilijk om betere resultaten te behalen door te bezuinigen.

Het vervangen van talent met veel potentieel kan een bedrijf tot wel drie keer het salaris van de vertrekkende werknemer kosten. Wanneer bedrijven de totale kosten van werving, training, de tijd die nodig is om nieuwe medewerkers te laten leren en het verlies aan productiviteit in ogenschouw nemen, blijkt lukraak inkrimpen vaak de minst effectieve oplossing.

Gerelateerd: 4 manieren waarop leiders de efficiëntie op de werkplek kunnen vergroten

2. Begrijp de mensen en middelen die u daadwerkelijk tot uw beschikking heeft

Zelfs na meer dan tien jaar ervaring in people analytics, verbaast het me nog steeds hoeveel organisaties onwetend zijn over hun eigen personeelsbestand. Veel grote bedrijven hebben zelfs moeite om een ​​nauwkeurig overzicht te krijgen van het aantal vaste en tijdelijke medewerkers in verschillende bedrijfsonderdelen.

Ondertussen blijven bedrijven hun werknemers definiëren in termen van rigide 'rollen', in plaats van te denken in termen van 'vaardigheden' . Iemands functietitel kan bijvoorbeeld 'klantenservicemedewerker' zijn, maar hun onderliggende vaardigheden omvatten productkennis, sociale vaardigheden, technische knowhow, enzovoort.

In een tijd waarin technologie banen van de ene op de andere dag verandert, gebruiken slimme bedrijven steeds vaker AI om de vaardigheden van hun medewerkers te catalogiseren en te matchen met nieuwe en veranderende functies. In plaats van bijvoorbeeld die klantenservicemedewerker te ontslaan, scholen ze zich om en verplaatsen ze talent naar sales of business development.

Deze aanpak levert duidelijke voordelen op. Naast de meer dan twee keer zo grote kans om talent effectief te plaatsen, is de kans ongeveer 50% groter dat vaardigheidsgerichte organisaties processen verbeteren om de efficiëntie te maximaliseren.

3. Verbind mensen met bedrijfsresultaten

Er is misschien geen belangrijkere en minder bekende manier om de efficiëntie te verbeteren dan deze: het samenbrengen van mensen en bedrijfsgegevens.

Personeelsgegevens omvatten alle informatie over wat medewerkers doen, zoals hun prestaties en bijdragen. Bedrijfsgegevens gaan over hoe ze werken – statistieken zoals verkoopcijfers, klanttevredenheid en winstgevendheid.

Bij veel bedrijven blijft deze informatie versnipperd . HR is verantwoordelijk voor personeelsgegevens, terwijl finance, operations, sales en marketing bedrijfsgegevens oppotten. Pas wanneer een bedrijf deze versnippering doorbreekt door personeels- en werkgegevens te combineren, ontstaat er een waarheidsgetrouw beeld van zijn medewerkers.

Hier is een praktijkvoorbeeld van Cartier, de luxe juwelier. Voor zijn honderden winkels wereldwijd integreerde het bedrijf personeelsgegevens en kassagegevens. Zo kon het zien welke locaties beter presteerden dan andere, plus de trainingsgeschiedenis van elke winkelmanager. Doordat het wist welke verkooptraining de beste resultaten opleverde, kon Cartier deze waar nodig toepassen om de efficiëntie te verbeteren.

Vergeleken met hun gemiddelde collega's zijn toppresteerders 400% productiever . Dat percentage loopt op tot 800% voor managers, softwareontwikkelaars en andere complexe functies. Door de juiste mensen op het juiste moment voor de juiste functie te selecteren, kan een bedrijf massaontslagen voorkomen die uiteindelijk zouden kunnen leiden tot het ontslag van precies de verkeerde mensen.

Gerelateerd: 12 onconventionele manieren om de productiviteit van werknemers te verhogen

4. Democratiseer de toegang tot data en inzichten

Het is moeilijk, zo niet onmogelijk, om de efficiëntie te verbeteren als je blindelings vliegt. Om de juiste beslissingen te nemen, moeten mensen en prestatiegegevens toegankelijk zijn, niet alleen voor VP's, maar ook voor de managers aan de frontlinie die belangrijke beslissingen nemen over het aannemen van personeel.

Dit is waar veel organisaties jammerlijk tekortschieten. Historisch gezien werden personeelsgegevens ofwel angstvallig bewaard, ofwel verstopt in spreadsheets en verspreid over meerdere systemen. Zelfs simpele vragen vereisen weken, soms maanden, wachten voordat analisten de cijfers kunnen verwerken. Ondertussen zijn managers aangewezen op hun intuïtie om tijdgevoelige talentbeslissingen te nemen.

Om betere beslissingen te nemen, is het nodig om personeelsdata te democratiseren, met behoud van privacy en veiligheid. En juist daar blijkt AI een zegen. Wilt u weten wie uw beste presteerders zijn per locatie? Welke managers het meest effectief zijn? Hoe verhoudt de betrokkenheid van medewerkers zich tot branchenormen?

Nieuwe AI-tools combineren data uit verschillende systemen en genereren binnen enkele seconden inzichten. Dik jargon en spreadsheets worden vervangen door uitleg in begrijpelijk Engels. En net als een menselijke analist doen de beste tools gefundeerde suggesties over welke vervolgstappen de grootste impact kunnen hebben.

5. Bekijk de resultaten en pas ze in realtime aan

Efficiëntie is geen eenmalige oefening. In een tijd waarin bedrijven te maken hebben met snel veranderende bedrijfsomstandigheden (tarieven? Geen tarieven? Uw gok is net zo goed als de mijne), kan personeelsplanning niet zomaar een jaarlijks terugkerend evenement zijn.

Een betere aanpak is om continu te beoordelen hoeveel werknemers uw organisatie nodig heeft om de groei te ondersteunen, winstgevendheid te garanderen en doelstellingen te behalen.

Nieuwe dynamische analysetools helpen bedrijven daarbij. Door personeelsplannen te vergelijken met de realiteit, kunnen managers realtime aanpassingen doen, zodat prognoses altijd actueel zijn. Deze tools helpen HR en finance ook om op één lijn te komen door de geplande, voorspelde en werkelijke personeelskosten te bekijken en zo nodig bij te sturen.

Nog een voorbeeld uit de praktijk : Providence Healthcare onderzocht onlangs het personeelsverloop in sleutelfuncties. Met behulp van historische gegevens om voorspellingen te doen, kon het bedrijf een groep medewerkers identificeren die minstens quitte zou spelen door hen meer te betalen om te blijven – en in sommige gevallen zelfs geld zou besparen.

Door gebruik te maken van de geschatte kosten van het personeelsverloop en de kosten te berekenen voor het aanpassen van de salarissen in de doelgroepen, bespaarde Providence naar schatting $ 6 miljoen per jaar.

Deze resultaten zijn ook niet ongebruikelijk. Een dynamischere aanpak van personeelsplanning loont. Uit een onderzoek bleek dat bedrijven met een robuuste personeelsplanning hun productiviteit in twee jaar tijd met maar liefst 25% verhoogden.

Voor bedrijven in het huidige onvoorspelbare bedrijfsklimaat is het verbeteren van de efficiëntie van hun personeel een zeer reële prioriteit. Maar simpelweg bezuinigen kan meer problemen creëren dan het oplost. Een datagedreven aanpak, met wat hulp van AI, is een zekerdere weg naar efficiëntieverbetering.