Faturalandırma: Ev sahipleri için geçiş dönemi sona eriyor - e-fatura nihayet zorunlu hale geliyor

E-fatura zorunluluğu 2025'in başından beri yürürlükte. O zamandan beri, yalnızca işletmeler değil, özel ev sahipleri de elektronik fatura almak ve işlemek zorunda. Bazıları, özellikle de yalnızca çok küçük işletmelerle çalışıyorlarsa, şimdiye kadar bundan kaçınabildiler, çünkü cirolarına bağlı olarak 2026 veya 2027 sonuna kadar geçiş süreleri mevcut. Ancak bu, ev sahiplerinin o zamana kadar rahatlayıp dinlenebilecekleri anlamına gelmiyor. Yasal olarak yükümlülüklerini bugün yerine getirmekle yükümlüler. En önemli gerçeklere bir bakışta.

Ev sahipleri öncelikle fatura alma yükümlülüğüne tabidir. Örneğin, esnaf onarım, tesisat veya bahçe işleri gibi hizmetler için kendilerine e-fatura gönderirse, bunları kabul etmek zorundadır. Faturanın basılı veya PDF formatında gönderilmesini talep edemezler. Geçiş döneminde yalnızca fatura düzenleyicileri faturanın posta veya PDF olarak gönderilmesini sağlayabilir. Ancak, her iki tarafın da buna onay vermesi gerekir.

Ev sahipliği genellikle bir mülkteki en büyük varlıktır, ancak bölünmesi zordur. Gayrimenkulden ayrılırken nelere dikkat etmelisiniz?

Yaygın bir yanılgının kaynağı tam da burasıdır: Bir PDF dosyası e-fatura değildir. Bu terim, yapılandırılmış veri kümeleri olarak sunulan elektronik belgeleri ifade eder. Modern muhasebe yazılımları kullanan ev sahipleri, e-faturaları bu yazılımlarla açabilirler. Aksi takdirde, programın daha iyi bir sürümüne veya yeni bir programa ihtiyaç duyulur. E-faturalar, metin belgesi gibi okunamaz veya işlenemez.

ZUGFeRD dosya formatı bir istisnadır. Bu, PDF dosyası ve e-faturanın birleşimidir. Ancak dikkatli olun: Ev sahipleri yalnızca PDF sürümüne güvenemez. PDF görünümü ile elektronik fatura arasında bir tutarsızlık olması durumunda, e-faturadaki bilgiler her zaman geçerli olacaktır. Birçok farklı dosya formatı mevcuttur. Ancak Almanya'da en yaygın olanları XRechnung ve ZUGFeRD'dir.

Ev sahiplerinin gelen faturalar için ayrı bir e-posta hesabı oluşturmaları en iyisidir. Bu şekilde, her şey tek bir yerde olur ve hiçbir şey özel e-postalar veya kiracıların e-postaları arasında kaybolmaz . Ev sahipleri bu hesabı düzenli olarak kontrol etmelidir. Fatura, gelen kutusuna düştüğü anda teslim edilmiş sayılır. Genel bir kural olarak, gönderim tarihi aynı zamanda teslim tarihi olarak da kabul edilir.

Tüm faturalar tek bir posta kutusuna ulaşsa bile, bu kesinlikle güvenli bir saklama yeri değildir. Öncelikle, e-posta kutuları hacklenebilir. Ayrıca, posta kutuları genellikle varsayılan olarak belirli bir süre sonra eski e-postaları silecek şekilde ayarlanmıştır. Ancak, tıpkı kağıt faturalarda olduğu gibi, e-faturalar için de sekiz yıllık bir saklama süresi geçerlidir . Ev sahipleri, bu süre boyunca faturaları güvenli bir şekilde, örneğin dijital olarak veya harici bir sabit diskte ya da USB bellekte saklamalıdır. Ayrıca, makine tarafından okunabilir durumda kalmalıdırlar. Fatura formatlarının ZUGFeRD dışında yazdırılması ve dosyalanması zaten mümkün değildir, ancak buna izin de verilmez.

Ticari ev sahipleri için durum farklıdır. Şirketlere kiraladıkları için bu bir B2B işlemi olarak kabul edilir ve bu kişiler için yalnızca e-fatura alma zorunluluğu değil, aynı zamanda gönderme zorunluluğu da geçerlidir. Ancak bu durum, ev sahiplerini yalnızca ev sahipleri için geçerli olan KDV muafiyetinden (Alman KDV Kanunu'nun 9. Maddesi) feragat etmeleri durumunda etkiler. Bu durumda, kira ve elektrik faturaları için e-faturalarını en geç 2026 sonundaki geçiş döneminin sonuna kadar (veya 800.000 €'nun altındaki satışlar için 2027 sonuna kadar) düzenlemeleri gerekir.

Mirasçılar, bir anlaşmaya varamadıklarında Gerhart Flothow gibi bir arabulucuya başvururlar. Ardından, arabulucu miras anlaşmazlığını –bazen alışılmadık yöntemler kullanarak– çözmeye çalışır.

Ancak burada hâlâ bir istisna var. Kiralar , tekrarlayan faturalar olarak kabul edilir. Kira sözleşmesi 1 Ocak 2027'den önce yapılmışsa ve o tarihten bu yana fatura tutarında veya sözleşmede herhangi bir değişiklik yapılmamışsa, ev sahipleri kira faturalarını PDF dosyası olarak göndermeye devam edebilir; bu nedenle burada bir tür geçmişe dönüklük söz konusudur. Aksi takdirde, e-fatura ilk kısmi ifa dönemi için bir kez düzenlenmelidir. Örneğin, kira sözleşmesinin ilk ayı için veya kira artışından sonra.

Ev sahipleri e-faturaları açamazlarsa herhangi bir ceza veya para cezası uygulanmaz, ancak bunu reddetmemelidirler. Sadece yasal bir zorunluluk olduğu için değil, aynı zamanda en kötü senaryoda faturalarını düzgün veya zamanında ödeyememeleri nedeniyle de.

E-fatura, ev sahiplerinin uzun vadede muhasebe işlemlerini basitleştirmeyi amaçlamaktadır. Doğru yazılıma sahip olanlar yalnızca e-faturaları okumakla kalmaz, aynı zamanda ödeme verilerini doğrudan aktarabilir ve ödemeyi gerçekleştirebilirler. E-fatura, kendi vergi danışmanlarıyla iş birliği yapmak için de bir nimettir. Sayfalarca kağıt faturayı taramak veya dosyaları danışmana teslim etmek yerine, ev sahipleri, kendi vergi danışmanlarının kullandığı yazılıma bağlı olarak Lexware ve Datev gibi yazılımları kullanarak her şeyi dijital olarak aktarabilirler. Bu arayüz mevcut olmasa bile, ev sahiplerinin tüm e-faturaları tek seferde, örneğin bir USB belleğe göndermeleri yeterli olduğundan, yine de daha kolaydır.